I giapponesi lo chiamano “MUDA”. Nella loro cultura lo spreco è un atteggiamento non etico o se vogliamo disonorevole che va combattuto con ogni mezzo.

In linea di massima possiamo dire che costituisce MUDA tutto ciò che facciamo durante la giornata ma che non aggiunge VALORE al Cliente. Costituisce VALORE ciò che facciamo che rende felice il nostro Cliente, tutto il resto è spreco (definizione molto forte lo ammetto).

Taiichi Ohno, padre del Toyota Production System, individuò ben 7 diversi sprechi che ogni giorno si verificano in fabbrica (ma anche in ufficio), vediamoli uno ad uno*:

Sovrapproduzione

Si ha sovrapproduzione quando si fa di più, prima o più velocemente, di quanto richiesto dal cliente o dal processo successivo (cliente interno). Si ha sovrapproduzione ad esempio se produciamo 100 quando il cliente chiede 60 o se produciamo report con tanti dati che nessuno legge ed utilizza.

Trasporti

E’ l’attività di movimentazione di materiale dal fornitore alla fabbrica, dal magazzino ai reparti produttivi e del prodotto finito dalla fabbrica al cliente. Per MUDA di trasporti, in ambito ufficio, ci si riferisce essenzialmente al trasporto di informazioni in modo non digitale (lo spostamento di documenti da una scrivania ad un’altra per l’acquisizione firme a seguito di vincoli organizzativi interni).

Movimenti

Durante l’attività lavorativa gli operatori spesso compiono dei movimenti inutili per la ricerca o il prelievo di materiali, attrezzature o informazioni.

Attese

E’ il tempo che passa da quando un operatore ha terminato un’attività a valore a quando inizia quella successiva. L’operatore attende ad esempio che un macchinario riparta dopo un’operazione di set-up o che il fornitore consegni la merce o che il direttore torni da un viaggio all’estero per firmare la pratica che giace sopra la sua scrivania da una settimana.

Errori/Difetti

Un errore è un pezzo che deve essere ri-sistemato o buttato se scoperto prima che arrivi al cliente, altrimenti diventa un difetto ed il danno aumenta esponenzialmente.

Giacenze

Le giacenze a magazzino sono certamente denaro immobilizzato ma costituiscono anche una fonte importante di costi: rotture, furti, ammanchi, affitti, costi del personale, sistemi di movimentazione e stoccaggio, assicurazioni,… In ambito ufficio costituiscono “giacenze” qualsiasi forma di stock di informazioni, di documenti eccedenti rispetto alle necessità, pensiamo ad esempio alla lista delle e-mail del Cliente ancora da leggere e da stampare (non si stampano le email mi raccomando) piuttosto che alla pila di pratiche ancora in attesa di approvazione.

Perdite di processo

Per “Perdite di Processo” s’intende lo svolgimento di attività non necessarie che non aggiungono valore al prodotto/servizio nei confronti del cliente come l’adozione di procedure troppo complesse o scorrette (“overprocessing”) svolte per correggere un processo inefficace. In sostanza si utilizzano risorse in più rispetto a quelle strettamente necessarie. I “controlli”, ad esempio, sono considerati sprechi per il semplice motivo che non aggiungono alcun valore al prodotto/servizio.

E arrivati a questo punto mi attendo questa domanda: “Ma che dobbiamo fare…dobbiamo eliminare i trasporti? Come facciamo è impossibile!”

Concordo! Finché non inventeranno il tele-trasporto, i trasporti continueranno ad esistere, ma la lista di Ohno non va letta con questo spirito ma con questo: “solo se inizieremo a vedere i trasporti, la sovrapproduzione, le giacenze, le attese, i controlli… veramente come sprechi allora la nostra mente lavorerà tutto il giorno per cercare di ridurli”. Se invece vediamo gli elementi contenuti nella lista come conseguenze normali e scontate dell’attività lavorativa allora sarà inutile: questi sprechi ce li terremo per sempre. Tutto dipende dal tipo di occhiali che indossiamo per osservare ciò che ci circonda (“tutto è relativo” diceva qualcuno).

Se vogliamo ridurre gli sprechi nella nostra azienda dobbiamo fare 3 cose:

1. Osservare di più ciò che avviene in fabbrica ed in ufficio
2. Misurare i fenomeni (se no misuri non puoi migliorare)
3. Non dare nulla per scontato chiedendosi sempre “perché succede questo? Esiste un modo migliore (più veloce, meno faticoso, più sicuro,..) per svolgere questa attività?”

Ricordiamoci “Errare humanum est, perseverare autem diabolicum” dicevano gli antichi, bisogna riuscire ad individuare gli errori, scovare le cause al fine di evitare la loro riproposizione

Buon Lavoro!

*A questi sprechi la prassi aziendale ne ha aggiunti altri come: il non utilizzo dell’intelligenza dei collaboratori, sistemi informativi inadeguati, non rispetto dell’ambiente (da qui Lean&Green) ed altri ancora.